Human Resources Administrative Assistant
<p><b>Human Resources Administrative Assistant </b></p><p><b>Adjointe ou Adjoint administratif aux ressources humaines </b><br></p><p>The Kingston Military Family Resource Centre (KMFRC) is a registered non-profit, charitable organization that supports and enhances the health and well-being of the military community. The KMFRC is Kingston’s primary agency dedicated to meeting the unique needs of the military community. Programs and services are designed to promote community development and to provide social, educational, and volunteer opportunities, empowering the military community and enhancing their health and well-being. The KMFRC is an equity focused employer committed to foster diversity and inclusion in the workplace. We commit to identify, prevent, and eliminate discrimination and harassment in all its forms with respect to race, colour, ancestry, place of origin, physical or mental disability, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, religion, political belief, marital status or family status of that person or that group or class of people. </p><p>External Posting </p><p>Title: Human Resources Administrative Assistant </p><p>Position: Full-Time</p><p>Position Function: The Human Resources (HR) Administrative Assistant is responsible for duties related to the day-to-day administration of the Executive Director’s (ED) office, with a focus on human resources. This position maintains human resources practices and objectives that align with KMFRC’s Human Resources Policies and current labour laws. They maintain personnel records, manage HR documents (e.g., employment records and onboarding guides) and update internal databases. They act as the first point of contact for HR-related queries from employees and external sources. They are the main liaison for IT issues, ensuring appropriate maintenance as needed through external providers. This position provides administrative support to the ED as required and assists with Payroll operations.</p><p><b>Desired Minimum Knowledge, Education and Experience</b></p><ul><li>Degree or certification in Human Resources, or a related field, AND Two years' experience providing support in Personnel Administration, Business Administration, or a related field.</li><li>Experience working with Employment Standards Act (Ontario), WSIB (Workplace Safety and Insurance Board), and Benefit and Compensation programs, office administration practices, and procedures.</li><li>Excellent computer skills in a Microsoft Windows environment with proficiency including word-processing, database, spreadsheets, and ability to navigate various web platforms i.e.: ZOOM, MS Teams. Experience with Ceridian Powerpay, HR Downloads, Canada Life and WSIB Portal an asset.</li><li>Excellent written and oral skills in English and French (an asset).</li><li>Excellent organizational management skills.</li><li>Thorough understanding of diverse business processes and demonstrable analytical thinking and business insight.</li><li>Specialized knowledge of protocol and issues facing military families and military communities an asset.</li><li>Current CPIC including Vulnerable Sector Check</li><li>Must be eligible to undergo Department of National Defence reliability screening. Continued employment is conditional on obtaining the appropriate reliability clearance.</li></ul><p>32 Lundy’s Lane/ 32, allée Lundy, Kingston, ON K7K 5G2 | 613.541.5010 ext. 5195 | <a href="mailto:kmfrc@kmfrc.com">kmfrc@kmfrc.com</a></p><p><b>Work Conditions, Salary and Benefits</b></p><ul><li>37.5 hours per week</li><li>Salary: $40,752 per annum (after probation)</li><li>Paid vacation and sick leave (including wellness days) (after probation)</li><li>Health and Dental Benefits for the employee (after probation)</li><li>Professional and personal development opportunities</li><li>Free and accessible parking</li><li>Eligible for a CFOne Card to access rewards, discounts, and services (www.cfappreciation.ca) (after probation)</li></ul><p>KMFRC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.</p><p>Candidates interested in this position may submit their resume and cover letter in English, clearly indicating their skills and experience as they relate to this position by 1 pm on Monday, July 11th 2022, to executivedirector@kmfrc.com</p><p>Le Centre de ressources pour les familles des militaires de Kingston (CRFMK) est un organisme de bienfaisance enregistré sans but lucratif qui appuie et améliore la santé et le bien-être de la communauté militaire. Le CRFMK est le principal organisme de Kingston voué à répondre aux besoins uniques de la communauté militaire. Les programmes et les services sont conçus pour promouvoir le développement communautaire et offrir des possibilités sociales, éducatives et bénévoles, habiliter la communauté militaire et améliorer sa santé et son bienêtre. Le CRFMK est un employeur équitable et s’engageant à favoriser la diversité et l’inclusion en milieu de travail. Nous nous engageons à identifier, à prévenir et à éliminer la discrimination et le harcèlement sous toutes ses formes en ce qui concerne la race, la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, un handicap physique ou mental, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, la religion, les convictions politiques, l’état civil ou la situation familiale de toute personne, tout groupe ou toute catégorie de personnes.</p><p>Affiché à l’externe</p><p>Titre : Adjointe ou Adjoint administratif aux ressources humaines</p><p>Poste : Temps plein</p><p>Fonctions liées au poste: L’adjointe ou adjoint administratif aux ressources humaines (RH) est responsable des tâches liées à l’administration quotidienne du bureau de la directrice général (DG), en mettant l’accent sur les ressources humaines. Le titulaire de ce poste maintient des pratiques et des objectifs en matière de ressources humaines qui sont conformes aux politiques en matière de ressources humaines du CRFMK et aux lois du travail en vigueur. Tenir à jour les dossiers du personnel, gérer les documents des RH (p. ex., dossiers d’emploi et guides d’intégration) et mettre à jour les bases de données internes. Il ou elle constitue le premier point de contact pour les demandes de renseignements liées aux RH provenant des employés et de sources externes. Il ou elle est le principal agent de liaison pour les questions d’informatique, assurant la maintenance appropriée au besoin par l’intermédiaire de fournisseurs externes. Ce poste offre un soutien administratif à la DG au besoin et aide les opérations de la paie.</p><p><b>Connaissances, formation et expérience minimales souhaitées</b></p><ul><li>Diplôme ou certification en ressources humaines, ou dans un domaine connexe, ET deux ans d’expérience en soutien en administration du personnel, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.</li><li>Expérience de travail avec la Loi sur les normes d’emploi (Ontario), la CSPAAT (Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail) et les programmes d’avantages sociaux et de rémunération, les pratiques et les procédures administratives de bureau.</li><li>Excellentes compétences en informatique dans un environnement Microsoft Windows, y compris le traitement de texte, les bases de données, les feuilles de calcul et la capacité de naviguer sur diverses plateformes Web, comme ZOOM et MS Teams. Expérience avec Ceridian Powerpay, HR Downloads, Canada Vie et le portail de la CSPAAT, un atout.</li><li>Excellentes compétences écrites et orales en anglais et en français (un atout).</li><li>Excellentes compétences en gestion organisationnelle.</li><li>Compréhension approfondie de divers processus opérationnels, de la pensée analytique démontrable et des perspectives commerciales.</li><li>Une connaissance spécialisée du protocole et des problèmes auxquels font face les familles et les communautés militaires est un atout.</li><li>Vérification actuelle du CIPC, y compris celle du secteur vulnérable</li><li>Doit pouvoir se soumettre à une vérification de fiabilité du ministère de la Défense nationale; le maintien de l’emploi est conditionnel à l’obtention de la cote de fiabilité appropriée.</li></ul><p><b>Conditions de travail, salaire et avantages sociaux</b></p><ul><li>37,5 heures par semaine</li><li>Salaire : 40,752 $ par année (après la période de probation)</li><li>Vacances payées et congés de maladie (y compris des jours de bien-être) (après la période de probation)</li><li>Régime de soins de santé et de soins dentaires pour l’employé ou l'employée (après la période de probation)</li><li>Possibilités de perfectionnement personnel et professionnel</li><li>Stationnement gratuit et accessible</li><li>Possibilité d’obtenir une carte CFOne pour accéder à des récompenses, des réductions et des services (www.cfappreciation.ca) (après la période de probation)</li></ul><p>32 Lundy’s Lane/ 32, allée Lundy, Kingston, ON K7K 5G2 | 613.541.5010 ext. 5195 | <a href="mailto:kmfrc@kmfrc.com">kmfrc@kmfrc.com</a></p><p>Le CRFMK accueille favorablement et encourage les demandes de personnes qui ont des handicaps. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.</p><p>Les personnes souhaitant postuler doivent soumettre leur lettre de présentation et leur curriculum vitæ en anglais, au plus tard, le lundi 11 juillet 2022 à 13h à : executivedirector@kmfrc.com</p>